Assistant administratif (H/F)

À propos de cette offre Notre agence spécialisée dans le secteur du Bâtiment et les métiers du tertiaire est active dans le canton de Genève. Pour notre client, nous recherchons : Assistant administratif (H/F) 50% Votre mission Rattaché(e) à une structure locale à caractère ecclésial, vous occupez un poste clé à la croisée de l'accueil du public, de la gestion logistique et du secrétariat administratif. Véritable interface de confiance, vous assurez la fluidité de la communication interne et gérez les aspects matériels des locaux. Accueil et animation d'équipe - Accueil du public : Assurer un accueil bienveillant et une écoute attentive des visiteurs (physique et téléphonique). -Orientation des demandes :Prendre connaissance des besoins des usagers et les relayer aux personnes compétentes. - Suivi d'équipe : Participer aux réunions de coordination et rédiger les procès-verbaux (PV). -Soutien aux activités : Gérer les inscriptions et préparer les supports de cours ou documents pour les intervenants. Gestion administrative et secrétariat - Flux d'information : Administrer l'agenda institutionnel, trier les courriels généraux et traiter le courrier postal (saisie, réponse, traçabilité). - Registres et documents :Rédiger, mettre à jour et archiver les documents administratifs officiels, les listes thématiques et les registres internes. - Édition et communication :Collecter les informations pour mettre en page les bulletins d'information périodiques et les livrets d'accompagnement. -Coordination interne :Assurer la correspondance avec les collaborateurs du réseau, les prestataires et le personnel technique (intendance, musique, etc.). -Gestion informatique : Mettre à jour les données des usagers sur le logiciel interne (CRM) et actualiser le site internet. Logistique et intendance -Gestion des locaux :Superviser le planning d'occupation des salles, gérer les contrats de location et assurer le suivi des clés. -Achats et stocks :Anticiper et commander les fournitures de bureau, le matériel d'entretien et les consommables spécifiques aux activités de la structure. -Relations réseaux :Entretenir une collaboration étroite avec les autres secrétariats et services du réseau. Profil et compétences requises • Connaissance du milieu : Une bonne culture générale du fonctionnement associatif, institutionnel et des structures à caractère ecclésial est un atout fort. • Outils informatiques : Maîtrise rigoureuse de la suite Office (Word, Excel, Outlook) et aisance sur Internet. Capacité et volonté de se former sur un CRM interne. Savoir-être indispensables - Sens de la discrétion et de la confidentialité jugé essentiel et absolu . -Excellentes qualités relationnelles (empathie, accueil de tous les publics). -Flexibilité et grande capacité d’adaptation à des méthodes de travail variées. -Capacité à hiérarchiser l'urgence des demandes et à gérer les priorités.